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Lohn- und Gehaltsabrechnung für niederländische Mitarbeiter

Beschäftigen Sie bereits einen niederländischen Mitarbeiter oder beabsichtigen Sie eine Neueinstellung? Dann dürfen Sie auf umfangreiches Wissen zur niederländischen Lohnsteuer nicht verzichten. Denn Vorschriften gibt es viele und diese unterscheiden sich deutlich von den Regelungen in Deutschland. Nachfolgend haben wir einige wichtige steuerliche Details für Sie zusammengefasst:

Kann ich als deutsches Unternehmen eigenes Personal in den Niederlanden einsetzen?

Ja, das ist möglich. Aber beachten Sie unbedingt Folgendes:

  • Ein niederländischer Arbeitnehmer, der in den Niederlanden eine Beschäftigung bei einem niederländischen Arbeitgeber antritt, muss in seinem Heimatland Lohnsteuer zahlen.

  • Für einen niederländischen Arbeitnehmer, der zwar bei einem ausländischen Arbeitgeber eingestellt ist, aber tatsächlich in den Niederlanden tätig ist, muss ebenfalls in den Niederlanden Lohnsteuer abgeführt werden, sobald er länger als 183 Tage in den Niederlanden verbleibt.

  • Dies beinhaltet ausdrücklich auch reine Anwesenheitstage, beispielsweise zum Einkaufen. Es wird bereits eine einzige Minute jenseits der Grenze als ganzer Tag gezählt. Das bedeutet: Steuern zahlen. Übrigens, es zählen auch die Tage mit, an denen Sie in den Niederlanden privat Urlaub machen.

Ist es vorteilhaft, einen niederländischen Vertreter zu beschäftigen?

Die niederländischen Steuerbehörden sprechen von einem „vaste vertegenwoordiger” (ständiger Vertreter), sobald dieser über die Befugnis verfügt, Verträge mit niederländischen Kunden abzuschließen. In steuerlicher Hinsicht kann es deshalb ratsam sein, die Verkaufsprozesse Ihres Unternehmens bis ins Detail zu durchdenken. In manchen Fällen kann es beispielsweise ratsam sein, Verträge von Ihrem Hauptsitz in Deutschland aus unterschreiben zu lassen. In der Praxis bedeutet dies, dass der niederländische Kunde vor Ort unterschreibt, die letztendliche schriftliche Genehmigung jedoch von der Firmenzentrale erteilt wird.

Verfügen Sie bereits über einen ständigen Vertreter in den Niederlanden und verbleibt dieser dort länger als 183 Tage? Willkommen im niederländischen Gesetzesdschungel! Dies führt dazu, dass Sie nicht nur Lohnsteuer abführen müssen, sondern zusätzlich dazu verpflichtet sind, Körperschaftsteuer-, Umsatzsteuer- und möglicherweise auch Einkommensteuer (gegebenenfalls auch für Ihren Ehepartner) einzureichen. Sie sind auch zur Erstellung und Veröffentlichung eines (eigenständigen) Jahresabschlusses in den Niederlanden verpflichtet. Dies wirft weitere Fragen auf, zum Beispiel die Frage nach der Höhe des Gewinns, den die niederländische Steuerbehörde besteuern darf. In diesem Zusammenhang empfiehlt es sich, über die richtige Anwendung von Verrechnungspreisen und deren Abstimmung mit den niederländischen Steuerbehörden nachzudenken.

Haben Sie einen niederländischen Mitarbeiter als Vertreter für den europäischen Markt eingestellt? Dann ist es wichtig zu überprüfen, wo die wesentlichen Aktivitäten tatsächlich stattfinden. Sofern diese nicht in den Niederlanden stattfinden, haben die niederländischen Steuerbehörden keine Befugnisse darüber und Ihr Mitarbeiter ist in einem oder mehrerer andere Länder steuerpflichtig. In rund 90% der aktuell gültigen Steuerabkommen zwischen europäischen Staaten gilt die bereits genannte Aufenthaltsdauer von 183 Tagen. Ist Ihr Mitarbeiter in mehreren Ländern für Sie aktiv, aber in keinem davon 183 Tage oder länger? Und schließt er in diesen Ländern selbst keine Verträge ab? Dann liegt das Besteuerungsrecht bei dem Land, in dem Ihr Mitarbeiter wohnt.

Eintragung in das niederländische Handelsregister (Kamer van Koophandel)

Sobald festgestellt wird, dass Sie einen niederländischen Arbeitnehmer beschäftigen, sind Sie grundsätzlich auch steuerpflichtig. Dies bedeutet auch, dass Sie sich ins niederländische Handelsregister eintragen lassen müssen. Dafür benötigen Sie wiederum eine Steuernummer. Bitte beachten Sie: Fordern Sie diese Nummer nicht selbst an, ohne die möglichen Folgen zu kennen. Zum Beispiel kann die Beantragung unmittelbar dazu führen, dass Sie verschiedenste Briefe und Formulare von den Steuerbehörden erhalten, definitiv steuerpflichtig sind und Ihre niederländische Geschäftstätigkeit nachweisen und dokumentieren müssen. Andererseits benötigen Sie eine solche Steuernummer, um ein eigenes Bankkonto in den Niederlanden eröffnen zu können

Mit welchen Steuerarten werde ich konfrontiert?

Die niederländische Lohn- und Gehaltsabrechnung kennt unterschiedliche Pflichten bei der Lohnsteuer und den Sozialabgaben. Sie zahlen diese jedoch gebündelt mittels einer einzigen Steuererklärung, gerichtet an die niederländische Steuerbehörde. Sie müssen also keine unterschiedlichen Beträge bei unterschiedlichen Behörden berechnen und abführen. Sie müssen beim Einrichten Ihrer Lohnbuchhaltung jedoch unbedingt alle Komponenten berücksichtigen. Wenn Sie Hilfe bei der Einrichtung Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigen, helfen wir Ihnen gerne weiter.

Was gilt in Sachen Urlaubsgeld?

Ihr niederländischer Mitarbeiter hat einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld. Sie halten dieses Urlaubsgeld quasi als Rückstellung innerhalb der Lohn- und Gehaltsabrechnung des jeweiligen Mitarbeiters vor. Der Betrag muss jährlich, spätestens im Juni ausgezahlt werden. In dem Monat, in dem Sie das Netto-Urlaubsgeld gezahlt haben, entrichten Sie gleichzeitig die (höhere) Lohnsteuer sowie die Sozialversicherungsbeiträge, die auf diesen Betrag entfallen.

Erfahren Sie mehr oder lassen Sie sich persönlich beraten

Vielleicht möchten Sie sich Ihre individuellen Anforderungen in einem persönlichen Gespräch von unseren Experten erläutern lassen. Sprechen Sie uns jederzeit gerne an. Die Kontaktdaten unseres (deutschsprachigen) Spezialisten finden Sie nebenstehend.

Sie möchten zunächst lieber selbst weitere Informationen nachlesen? Ausführliche Informationen finden Sie in unseren folgenden Blog-Beiträgen.

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