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Arbeitskostenregelung

Ab 1. Januar 2015 fallen Vergütungen und Sachleistungen an Arbeitnehmer unter die Arbeitskostenregelung. Im Rahmen dieser Regelung darf der Arbeitgeber 2015 einen Betrag in Höhe von bis zu 1,2 % des steuerbaren Lohns (Freibetrag) für steuerfreie Vergütungen und Sachleistungen an Arbeitnehmer aufwenden. Für den Betrag, der über den Freibetrag hinausgeht, zahlt der Arbeitgeber eine Definitivsteuer von 80 %.

Freibetrag

Nicht alle Vergütungen und Sachleistungen fallen unter den Freibetrag oder können darin aufgenommen werden. Im Rahmen der Arbeitskostenregelung können nur Vergütungen und Sachleistungen in den Freibetrag aufgenommen werden und sukzessive als definitivbesteuerter Lohn (zu einem Steuersatz von 80 %) betrachtet werden, wenn und sofern die Vergütungen und Sachleistungen nicht in eine der folgenden Kategorien fallen:

1. Vergütungen und Sachleistungen, die von der Definitivbesteuerung ausgenommen sind
   Dazu gehören unter anderem die Privatnutzung eines Firmenwagens und die Erstattung von Bußgeldern
2. Vergütungen und Sachleistungen, die zu einem anderen definitivbesteuerten Lohn gehören
   In diese Kategorie fallen beispielweise Geschenke und Sachleistungen an Dritte und nicht beim Arbeitnehmer geltend gemachte Nachzahlungsbescheide
3. Spezifische Befreiungen für Arbeitskosten
   Steuerbefreite Arbeitskosten sind unter anderem Vergütungen und Sachleistungen für geschäftliche Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln (100%ige Vergütung), Fahrten mit eigenen Verkehrsmitteln (max. 0,19 €/km), Schulungen, Studium und Ausbildung, Mahlzeiten während Überstunden und Dienstreisen, Umzugskosten (siehe unten), extraterritoriale Kosten (z. B. gemäß 30%-Regelung, siehe unten), Kosten für Geräte und IT-Mittel (siehe unten) und brancheneigene Produkte des Unternehmens (siehe unten).
   Für einige der spezifischen Befreiungen gilt eine Pauschale (siehe unten).
4. Null-Bewertungen
   Hierunter fallen die Bereitstellung von Arbeitsbekleidung, Einrichtungen am Arbeitsplatz und Verpflegung am Arbeitsplatz.

Wenn und sofern für die Vergütungen und Sachleistungen keine der genannten Befreiungen gilt, kann der Arbeitgeber die (verbleibenden) Vergütungen und Sachleistungen wahlweise als definitivbesteuerten Lohn oder als regulären Lohn (unter Einbehaltung der Lohnsteuer zulasten des Arbeitnehmers) anmerken. Für einige Arbeitskosten, z. B. Mahlzeiten am Arbeitsplatz, die vom Arbeitgeber als regulärer Lohn versteuert werden, gelten außerdem pauschale Bewertungen. Die Definitivbesteuerung geht dann erst zulasten des Freibetrags, für den darüber hinausgehenden Betrag zahlt der Arbeitgeber eine Definitivsteuer von 80 %.

Konzernregelung

Die Definitivsteuer im Rahmen der Arbeitskostenregelung wird im Prinzip je Arbeitgeber berechnet. Ab 2015 gibt es auch die Möglichkeit, die Definitivsteuer auf Konzernebene zu berechnen. Für Arbeitnehmer, die für mehr als einen Konzernbestandteil tätig sind, braucht der betreffende Konzern die Vergütungen und Sachleistungen nicht mehr pro Konzernbestandteil zu berechnen. Außerdem kann bei Nutzung dieser Regelung der Freiraum aller Konzernbestandteile optimiert werden, indem alle als definitivbesteuerter Lohn angemerkten Vergütungen und Sachleistungen aus dem gemeinsamen Gesamtfreibetrag getätigt werden. Die über den Gesamtbetrag, der über den gemeinschaftlichen Freibetrag hinausgeht, zu entrichtende Definitivsteuer muss dann vom Konzernbestandteil mit dem höchsten vom Arbeitnehmer zu versteuernden Lohn gezahlt werden.

Geräte und IT-Mittel

Vergütungen und Sachleistungen in Bezug auf diese Arbeitsmittel sind steuerbefreit, wenn sie das Notwendigkeitskriterium erfüllen. Das bedeutet, dass die Befreiung greift, wenn die Vergütung oder Sachleistung nach Ermessen des Arbeitgebers für die ordnungsgemäße Verrichtung der Tätigkeiten notwendig ist. Die Kosten sind vom Arbeitgeber zu tragen, ohne sie an den Arbeitnehmer weiterzugeben. Sobald ein Arbeitsmittel in Zusammenhang mit den Tätigkeiten nicht mehr benötigt wird, muss der Arbeitgeber das gebrauchte Mittel zurückgeben oder dem Arbeitgeber den Restwert vergüten.

Produkte des Unternehmens

Arbeitgeber dürfen ihren Arbeitnehmern Preisnachlässe oder Vergütungen beim Kauf von Produkten, die vom Unternehmen selbst produziert oder gefertigt werden, gewähren. Unter den folgenden Bedingungen kann dies steuerfrei erfolgen:
Es muss sich um Produkte handeln, die in der Branche, in der das Unternehmen tätig ist, einzigartig sind.
Der Nachlass oder die Vergütung pro Produkt darf maximal 20 % (2015) des Marktwerts (einschließlich USt) betragen.
Der Gesamtwert der gewährten Nachlässe oder Vergütungen darf nicht mehr als 500 € (2015) pro Kalenderjahr betragen.

Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses aus Altersgründen oder wegen Erwerbsunfähigkeit dürfen die Nachlässe oder Vergünstigungen auch nach der Beendigung noch gewährt werden.

Umzug

Wenn ein Arbeitnehmer in Zusammenhang mit seiner Arbeit umziehen muss, darf der Arbeitnehmer ihm die Umzugskosten für seine Haushaltsgüter steuerfrei vergüten. Zusätzlich darf der Arbeitgeber ihm eine steuerfreie Umzugsvergütung in Höhe von maximal 7.750 € (2015) zahlen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass der Umzug ausschließlich aufgrund der Anstellung stattfindet. Sie ist in jedem Fall anwendbar, wenn der Arbeitgeber die Vergütung innerhalb von zwei Jahren nach der Arbeitsaufnahme (oder nach der Versetzung) des Arbeitnehmers zahlt, der Arbeitnehmer mehr als 25 Kilometer von seiner Arbeit entfernt wohnte und die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeit durch einen Umzug um mindestens 60 % reduziert wird.