Wenn Ihr Arbeitnehmer im Ausland wohnt, sind Maßnahmen erforderlich
Ende 2017 wurde der Steuerplan 2018 angenommen. Dieser Steuerplan hat ab 1. Januar 2018 wichtige Folgen für niederländische Arbeitgeber mit im Ausland wohnhaften Arbeitnehmern. Im Folgenden geht es um die wichtigsten Folgen bezüglich des Allgemeinen Freibetrages und des Arbeitnehmerfreibetrags. Die übrigen Freibeträge – beispielsweise die Freibeträge für junge Behinderte, für (alleinstehende) Eltern und der einkommensabhängige Kombinationsfreibetrag – bleiben hier unberücksichtigt.
Keinen Anspruch mehr auf Freibeträge
Zum 1. Januar 2019 haben Arbeitnehmer, die nicht in den Niederlanden wohnen, keinen Anspruch auf den Steuerteil der Freibeträge. Dadurch werden die Abzüge vom Bruttolohn des Arbeitnehmers höher und der Nettolohn – im Vergleich mit dem Nettolohn eines niederländischen Arbeitnehmers mit dem gleichen Bruttolohn – manchmal beträchtlich niedriger. Ca. 350.000 Arbeitnehmer haben insgesamt keinen Anspruch mehr auf Freibeträge.
Wenn der Arbeitnehmer in den Niederlanden sozialversichert ist, behält er seinen Anspruch auf den Prämienteil der Freibeträge.
Ausnahmen für bestimmte ausländische Steuerpflichtige
Einwohner der EU/EER, der Schweiz oder der BES-Inseln behalten ihre Ansprüche auf den Arbeitnehmerfreibetrag (maximal € 834), basierend auf das Welteinkommen. Diesen Arbeitnehmerfreibetrag kann der Arbeitgeber bei der Lohnsteuermeldung noch berücksichtigen.
Ein Arbeitnehmer aus den genannten Ländern, der 90% oder mehr seines Einkommens aus den Niederlanden bezieht, hat außerdem einen Anspruch auf den Steuerteil des Allgemeinen Freibetrags (maximal € 608). Diesen Anspruch muss der Arbeitnehmer über die Einreichung einer Einkommensteuererklärung geltend machen. Die Einkommensteuererklärung kann frühestens einige Monate nach dem Ende des betreffenden Jahres eingereicht werden. Unter strengen Bedingungen kann der Arbeitnehmer eine vorläufige Erstattung der Einkommensteuer beantragen. Der Staatssekretär geht von 120.000 Steuerpflichtigen aus, die diese Erstattung des Steuerteils des Allgemeinen Freibetrages über die Einkommenssteuer geltend machen müssen!
Neben der Einkommensteuererklärung braucht der Arbeitnehmer auch eine Einkommenserklärung aus dem Land seines Wohnsitzes. In der Praxis hat sich gezeigt, dass diese Erklärung schwer erhältlich ist. Auch ist es häufig schwierig zu beurteilen, ob dem 90%-Kriterium entsprochen wird. Dies muss nach niederländischen Einkommensmaßstäben bestimmt werden und umfasst beispielsweise die fiktive Besteuerung des Vermögens in Box 3. Damit wird ein fiktives Einkommen eines niederländischen Bankguthabens bestimmt. Anschließend muss dieses Einkommen auf die 90%-Bestimmung als ausländisches Einkommen angerechnet werden.
Für einen in Belgien wohnhaften Arbeitnehmer gilt eine weiter gefasstere Regelung. Dieser Arbeitnehmer kann über die Einkommenssteuer den Allgemeinen Freibetrag auch dann geltend machen, wenn er weniger als 90% seines Einkommens aus den Niederlanden bezieht.
Maßnahmen des Arbeitgebers
Durch das Vorstehende muss der Arbeitgeber Maßnahmen ergreifen. Zuerst muss der Arbeitgeber bestimmen, wo der Arbeitnehmer wohnt. Die alleinige Mitteilung einer ausländischen Adresse ist dafür nicht ausreichend. Der Arbeitgeber muss mindestens nachfragen, ob der Arbeitnehmer auch tatsächlich im Ausland wohnt. Zusätzlich muss der Arbeitgeber dies anhand von Informationen beweisen, die er vom Arbeitnehmer erhalten hat. Dies ist beispielsweise mit dem Nachweis der Reisekostenvergütung des Arbeitnehmers, mit der A1-Erklärung, mit dem vom Arbeitnehmer verwendeten Bankkonto und / oder mit seiner privaten Telefonnummer möglich. Der Arbeitgeber ist für die Abführung der Lohnsteuer verantwortlich. Eine ordnungsgemäße Nachweisführung ist erforderlich.
Eine Kommunikation mit dem Arbeitnehmer ist notwendig, denn der Arbeitnehmer muss erfahren, dass sein Nettolohn ab 1. Januar 2019 niedriger wird. Haben Sie mit Ihrem Arbeitnehmer einen Nettolohn vereinbart, müssen Sie den Bruttolohn erhöhen.
Schließlich ist es wichtig, Ihrem Arbeitnehmer mitzuteilen, dass eine Einkommensteuererstattung möglich ist.
Das niederländische Finanzamt, die SVB und die Arbeits- und Sozialämter werden Arbeitgeber und Arbeitnehmer in diesem letzten Quartal von 2018 über die Änderungen informieren. Deshalb wäre es erfreulich, wenn der Arbeitnehmer bereits im Vorfeld vom Arbeitgeber informiert wird.
Zusammenfassung
Der Nettolohn einer großen Anzahl von im Ausland wohnhaften Arbeitnehmern wird mit Eingang des 1. Januar 2019 niedriger. Es entsteht ein Unterschied zwischen einem Einwohner der Niederlande und einen Nicht-Einwohner. Als Arbeitgeber sollten Sie Ihren Arbeitnehmer rechtzeitig darüber informieren.
Für den Arbeitgeber ist es von großem Interesse, bereits jetzt zu beurteilen, wo der Arbeitnehmer wohnt, um in 2019 die richtige Lohnsteuertabelle anwenden zu können und die Systeme rechtzeitig und ordnungsgemäß einrichten zu können.
Im Gegensatz zu den Zielen des Gesetzgebers wird es für Grenzarbeiter leider beträchtlich komplizierter. Selbstverständlich können wir Ihnen oder Ihrem Arbeitnehmer bei Fragen oder bei der Ergreifung der gewünschten Maßnahmen behilflich sein.
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